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今天,成都会务公司小编将为大家详细阐述会议策划的每个步骤以及每个步骤应该注意的问题,今天我们先讲讲会前部分,废话不多说,咋们直接开始吧。

一、会前的工作流程

二、会前的准备工作

根据上面的流程图,我们可以看出,会前要做的工作是非常多的,每一步的要点如下。

1、确定会议主题与议题。在确定会议的主题和议题的时候要有切实的依据,必须结合公司和单位的实际情况,必须非常明白我们当下要解决的问题是什么,主题必须明确。

2、确定会议名称。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,必须根据会议的主题来确定会议的名称。

3、确定会议规模与规格。一般来说,本着精简效能的原则,会议只需要相关人士参加就可以了,参加会议的人数过多会严重影响会议的效率,同样的道理,会议的人数过少也会影响会议的效率,所以参加会议的人数要适中。会议的规格分为:高、中、低三个档次。会议规格的选择还得根据单位的预算和会议本身的重要程度来考量。

4、确定会议时间与会期。确定会议的时间主要要考虑到参会领导能否到齐,在确定会议时间的时候最好与各方都进行沟通。

5、明确会议所需设备和工具。一般来说会议所需要的用品包括:文具、桌椅、茶具、音响设备、照明设备等。

6、明确会议组织机构。会议组织机构包括:会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、安保组。

7、确定与会者名单。在确定出席人员和列席人员时,与本次会议不相关的人员最好不要列入名单中。

8、选择会议地点。在选择会议地点的时候,要根据会议的规模和规格来选择,并且要考虑到会议地点的交通状况。

9、安排会议议程和日程。会议议程指的是开会时的流程,会议日程是指与会人员这几天都要干什么。

10、制发会议通知。会议通知的内容包括:会议名称、时间、地点、参会人员、议题、要求等等。会议通知的发送形式有正式通知与非正式通知。会议通知的发送方式有:书面通知、口头通知、邮件通知、电话通知等。

11、制作会议证件。会议证件主要分为三大类:正式证件,旁听证、工作证。正式证件又包括:代表证、出席证、列席证和来宾证。工作证又包括:出入证、记者证、工作证。

12、准备会议文件和材料。一般来说要准备的文件有:议程表、日程表、座位分区表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料等。

13、安排食宿。一般来说直接把与会人员安排在会议场地所在酒店就可以了。方便与会人员开会。

14、制定会议经费预算方案。根据单位实际财力制定预算方案。

15、布置会场。会场地布置主要有以下几个方面:鲜花的布置、灯光的布置、安全问题、物品摆放、座椅摆放。